<none>

Foutmelding

  • Deprecated function: The each() function is deprecated. This message will be suppressed on further calls in menu_set_active_trail() (regel 2404 van /home/fiad01/domains/advisoryservices.be/public_html/includes/menu.inc).
  • Deprecated function: Methods with the same name as their class will not be constructors in a future version of PHP; views_display has a deprecated constructor in require_once() (regel 3190 van /home/fiad01/domains/advisoryservices.be/public_html/includes/bootstrap.inc).
  • Deprecated function: Methods with the same name as their class will not be constructors in a future version of PHP; views_many_to_one_helper has a deprecated constructor in require_once() (regel 113 van /home/fiad01/domains/advisoryservices.be/public_html/sites/all/modules/ctools/ctools.module).

OCMW Oostkamp

Blijven veranderen,
ook als alles goed lijkt te gaan

meer samenwerking tussen OCMW en Gemeente

De Lokale Overheid in Oostkamp heeft enkele jaren geleden duidelijke keuzes gemaakt om zowel de gemeentelijke diensten als het OCMW onder één dak samen te brengen. Vandaag vindt de burger via diverse loketten in éénzelfde locatie alle diensten bij elkaar. Alhoewel het moderne gebouw toen reeds geconcipieerd werd via bepaalde organisatieprincipes, moesten de verschillende diensten zich nog 'herinrichten' om werkelijk goed te functioneren in deze nieuwe locatie. Waar een verhuis van de sociale dienst van het OCMW verwacht werd verandering te brengen in de samenwerking met andere diensten, bracht die verandering binnen de werking van die sociale dienst zelf. Deze case is een voorbeeld van hoe ‘goed’ ‘beter’ kan worden, hoe organisatie en mensen soms maar één duwtje nodig hebben om een veranderingsproces te dragen waardoor ze echt klaar zijn voor de uitdagingen die nog zullen komen. In januari 2014 worden de OCMW secretaris Tom Vandenberghe en de Gemeentesecretaris Jan Compernol gelauwerd als overheidsmanagers van het jaar !

Verandering komt er in elk geval

Starten met het verkrijgen van een grondig inzicht in het functioneren van de Sociale Dienst 

Het  OCMW Oostkamp kenmerkt zich door de uitgebreide dienstverlening binnen de sociale dienst, waarin niet alleen de financiële tegemoetkomingen worden verstrekt, maar ook thuiszorgdiensten worden georganiseerd en verschillende projecten voor kansarme groepen binnen de gemeente Oostkamp.

De doorlichting van de organisatie en het functioneren van de medewerkers gebeurde in nauw overleg met de medewerkers binnen de sociale dienst. Tussen de verschillende stappen in de doorlichting werd telkens teruggekoppeld met de stuurgroep, bestaande uit de directeur sociale dienst en de mandaatfuncties binnen het OCMW, zijnde de ontvanger, secretaris en de voorzitter. Er werden individuele gesprekken gevoerd met betrokkenen, er werd een taak-tijd analyse uitgevoerd die een beeld geeft over de werkbelasting en de processen werden uitgetekend. 

Hierbij geven we enkele grote lijnen weer van onze bevindingen. De sociale dienst is door de jaren organisch gegroeid. Wanneer het uitdrukkelijke verzoek komt om in steden en gemeenten OCMW en bestuur nauwer te laten samenwerken,  zet dat ook het OCMW in Oostkamp in beweging. Het staat elke stad of gemeente vrij hoe het begrip ‘samenwerking’ concreet in te vullen, in Oostkamp leidt dat tot de verhuis van alle gemeentediensten naar één centraal gebouw. Omdat die verhuis de werking van elke dienst zal beïnvloeden, schakelt de OCMW-secretaris Advisory Services in voor begeleiding, meerbepaald van de sociale dienst.  Binnen die sociale dienst lijken er geen noden te zijn, de dienst draait op gemotiveerde, ervaren medewerkers, onder het toeziend oog van een directeur en een diensthoofd. Er is wel een blijvende vraag naar meer personeel binnen de sociale dienst, maar is dat wel terecht?

Naast de verhuis is er nog een tweede element dat de facto bij het OCMW voor verandering zorgt: de directeur neemt een jaar loopbaanonderbreking. 

Het werkt, maar het kan beter

De doorlichting door Advisory Services met de bedoeling om een goed zicht te krijgen op de processen en zo op de specifieke taken en de tijdsbesteding, leidt toch tot een paar bijzondere conclusies. 

1. Van alle taken van de sociale dienst in het OCMW nemen budgetbeheer en schuldhulpbegeleiding nu al het grootste deel van de tijd in en ze worden alleen maar  belangrijker;
 
2. Alhoewel het financiële aspect in een sociale dienst heel belangrijk is - er worden nu eenmaal premies, leeflonen, bijkomende financiële hulp geboden - worden de financiële verrichten geregeld en uitgevoerd door mensen die niet tot de sociale dienst behoren;
 
3. De intake - en daardoor soms ook de concrete hulp die daarop volgt - gebeurt te weinig eenduidig en transparant, is te zeer afhankelijk van wie waar beschikbaar is en dat is voor de nieuwe ‘vrager’ verwarrend. Door een gebrek aan duidelijke regie ontstaat daardoor ook dubbel werk; 
 
4. Daar waar de directeur meent dat het grootste deel van zijn tijd opgaat aan overleg, leeft bij de medewerkers het gevoel dat ze aan overleg geen tijd besteden;
 
5. Er is een IT-systeem om de werking te ondersteunen, maar dat wordt onvoldoende (efficiënt) gebruikt.
 
In het kort: de vraag aan de sociale dienst evolueert, de manier waarop de vraag wordt behandeld verschilt van geval tot geval en er is een heel diverse ervaring van tijdsbesteding.
Het advies van Advisory Services: Ook al heeft niemand het gevoel dat de dienst niet goed zou draaien, de nu toch al ingezette verandering is het moment om ook een paar andere anomalieën op te lossen.

Zelfde mensen ander team

De sociale dienst is over de jaren organisch gegroeid, voor elke vraag heeft men steeds een antwoord gecreëerd. De dienst draait vooral bij gratie van de medewerkers: hun ervaring, goede bedoelingen, inzet, motivatie enz. Bij de volgende uitdagingen zal de dienst zonder begeleiding waarschijnlijk organisch verder groeien, terwijl er nog zoveel potentieel zit op het vlak van mensen en IT.  Advisory Services nam het op zich om dat potentieel te laten renderen, tot voordeel van alle partijen: de gemeente, de medewerkers en de behoeftigen.

De fysieke en organisatorische structuur worden bij de verhuis naar de gerenoveerde Coca Cola-fabriek uitdrukkelijk op elkaar afgestemd. Er is een duidelijk frontoffice, waardoor de intakegesprekken gestructureerd worden. En het backoffice is één plateau, waardoor er vanzelf onderling meer en beter wordt afgestemd, wat de interactie en de transparantie vergroot. Zelfsturing wordt gemotiveerd, er komen meer initiatieven en die worden ook gedeeld enz. De constructieve ingesteldheid van de medewerkers krijgt een geschikt kader, wat een heel nieuwe dynamiek op gang brengt. Ook al was er bij die medewerkers aanvankelijk geen vraag naar verandering, zij zijn het wel die op voorzet van Advisory Services steeds meer verandering teweegbrengen, waardoor de dienst klaar is voor de steeds complexere problematiek waarmee die wordt geconfronteerd.  
 
Anno 2014 - we schrijven eind januari worden de OCMW secretaris Tom Vandenberghe en Gemeentesecretaris Jan Compernol erkend voor hun langdurige inspanningen 
 

 

Pagina's